En Nicaragua podés facturar con un sistema computarizado en lugar de talonarios escritos a mano, pero necesitás una autorización previa de la Dirección General de Ingresos (DGI). Los requisitos están en la Disposición Técnica 09-2007. Acá te explicamos qué pide la DGI, qué debe tener tu sistema y tu factura, y qué preguntarle a tu proveedor antes de contratarlo.

¿Ya existe la factura electrónica en Nicaragua?

Todavía no. A diferencia de otros países de la región, en Nicaragua la factura electrónica aún no está implementada. Lo que sí existe desde hace años es la facturación computarizada: emitir tus facturas desde un sistema, impresas en formularios autorizados, con el permiso de la DGI.

¿Quién puede facturar con un sistema?

Cualquier contribuyente puede usar un sistema computarizado para facturar sus ventas y servicios, siempre que tenga la autorización previa de la DGI. La solicitud la revisan los auditores de fiscalización de la Dirección de Grandes Contribuyentes o de la Administración de Rentas que te corresponda. Cuando la DGI verifica los datos, emite una carta de autorización con un número que tenés que imprimir en tus facturas.

Qué se presenta en la solicitud

Fecha de inicio: el primer día del mes en que vas a empezar a facturar con el sistema.
Datos del sistema: nombre, lenguaje en que está desarrollado, si tenés los programas fuente y con qué otros módulos está integrado, como inventario o contabilidad.
Datos del proveedor: nombre, RUC, dirección, país, teléfono y correo. Si el proveedor es extranjero no se pide RUC.
Fecha de adquisición, con copia de la factura de compra o del contrato de soporte del sistema.
Una muestra del formato de factura que vas a usar.

Qué debe tener el sistema

Requisito	Qué significa
Usuario y clave	El acceso al sistema se controla con un nombre de usuario y una contraseña para cada persona.
Respaldo	La información de las operaciones diarias debe quedar respaldada.
Manuales en español	Un manual técnico y un manual de usuario.
Numeración continua	Los números de factura son consecutivos y no se pueden alterar. Si usás formularios preimpresos, la numeración debe coincidir con la del sistema.
Contado y crédito	La factura de contado se diferencia de la de crédito.
IVA por separado	La factura muestra por separado el valor de la venta gravada y el IVA.
Cambios notificados	Cualquier cambio, modificación o cancelación del sistema se notifica antes a la DGI.

Qué debe tener la factura

El nombre completo del contribuyente, la ubicación del negocio, el teléfono y el nombre comercial, si lo tiene.
El RUC y la numeración correlativa.
La indicación de si es de contado, de crédito o si sirve para ambos.
Los formularios se elaboran en una imprenta autorizada, de las que publica la DGI en su sitio web.
El número de autorización de la DGI, en la parte inferior derecha de cada factura.

Sucursales, anulaciones y devoluciones

Sucursales: cada sucursal usa formularios con numeración consecutiva que concuerde con la casa matriz, empezando en uno y diferenciada con una serie.
Facturas anuladas: se conservan el original y todas las copias, con el sello de "anulado". No se destruyen.
Devoluciones en días posteriores: no se anula la factura original. Se emite una nota de crédito y, si el sistema maneja inventario, se revierte la salida del producto con un comprobante.
Factura proforma: si la usás para cotizar, debe decir "Factura Pro forma". No tiene valor tributario; solo informa precios al cliente.

Qué hacer si se va la luz o falla el sistema

La DGI pide un plan de contingencia: tener un lote de facturas preimpresas con una numeración distinta a la del sistema, reportada a la DGI, para facturar a mano mientras el sistema no funciona. Cuando se restablece, se ingresan esas ventas al sistema anotando el número de la factura manual, y la copia manual queda como respaldo.

Qué pasa si no se cumple

La DGI verifica que los contribuyentes cumplan estos requisitos, y el incumplimiento se sanciona según el Código Tributario. Por eso conviene pedir la autorización antes de empezar a facturar con un sistema nuevo, no después.

Qué preguntarle a tu proveedor antes de contratar un sistema

No todos los sistemas, sobre todo los extranjeros, están pensados para los requisitos de Nicaragua. Antes de contratar, preguntá:

¿La numeración de facturas es consecutiva y no se puede cambiar ni saltar?
¿Puedo tener una serie de numeración por sucursal?
¿La factura muestra por separado la venta gravada, la exenta y el IVA?
¿Cómo maneja las anulaciones? ¿Queda registro de la factura anulada?
¿Emite notas de crédito para devoluciones y revierte el inventario?
¿Puedo imprimir sobre mis formularios preimpresos y agregar el número de autorización de la DGI?
¿Cada usuario tiene su propia clave? ¿Cómo se respaldan los datos?
¿El proveedor tiene RUC y oficina en Nicaragua, y me da la factura o el contrato que pide la solicitud?

Negofa: el sistema para negocios del régimen general

Si tu negocio está en el régimen general, cobra IVA y necesita llevar una contabilidad integral, Negofa es el sistema ideal. De todos nuestros sistemas, es el más adaptado a lo que pide la DGI en Nicaragua:

Prefijo de factura por sucursal, para llevar la serie de cada sucursal.
Factura de contado o de crédito, en formato carta o ticket.
Editor de plantillas para imprimir sobre tus formularios preimpresos de imprenta autorizada, con tu número de autorización.
IVA por separado en cada factura y tasas de impuesto configurables.
Anulaciones y devoluciones con motivo obligatorio, y el producto regresa al inventario.
Usuarios con clave y permisos, para que solo quien corresponde pueda anular o dar descuentos.
Reportes fiscales para la DGI desde el sistema: IVA mensual, retenciones en compras y en ventas, planilla de retenciones en la fuente, planilla de ingresos (DMI) y planilla de crédito fiscal de IVA.

Contabilidad que se arma sola, con sus informes contables

Además de facturar, Negofa lleva la contabilidad completa de tu negocio, lista para tu contador y para tus declaraciones:

Plan de cuentas configurable según tu negocio.
Asientos automáticos: cada venta, compra, cobro, pago, movimiento de caja, banco y gasto genera su asiento contable, sin digitarlo dos veces.
Asientos manuales para ajustes y provisiones.
Libro diario y libro mayor.
Estados financieros: balance general y estado de resultados.
Cierre de período contable.
Bancos conciliados: conciliación bancaria, cheques y libro mayor bancario.
Cuentas por cobrar y por pagar con antigüedad de saldos.

Si estás por dejar los talonarios o cambiar de sistema, escribinos y revisamos juntos tu caso. Y si todavía estás calculando el IVA a mano, te puede servir nuestra guía para calcular el IVA del 15 %.

Este artículo resume la Disposición Técnica 09-2007 de la DGI (La Gaceta No. 134 del 16 de julio de 2007) con fines informativos. Algunas leyes que cita fueron sustituidas por la Ley 822 de Concertación Tributaria, así que confirmá con la DGI o con tu contador si hay requisitos adicionales vigentes para tu caso.