Controlar el inventario es saber en todo momento qué tenés, cuánto vale y cuándo tenés que volver a pedir. No hace falta empezar con un sistema caro: con un método ordenado y una hoja de Excel bien armada ya dejás de perder plata. Acá te explicamos el método en 7 pasos y te regalamos la plantilla de Excel que usamos para enseñarlo.

Por qué se pierde plata en el inventario

El inventario suele ser la mayor inversión de un negocio, y es dinero que se puede ir sin que nadie lo note:

Productos que se acaban y el cliente se va a comprar a otro lado.
Productos que sobran: mercadería parada que no se vende, se daña o se vence.
Mermas y faltantes: producto que sale sin facturarse, se rompe o se pierde.
Precios mal calculados, porque no sabés cuánto te costó realmente lo que vendés.

Paso 1: Hacé una lista única de productos con código

Cada producto necesita un código único, aunque sea uno inventado por vos (P001, P002…). Sin código, el mismo producto termina anotado de tres formas distintas y el inventario nunca cuadra. Para cada producto anotá:

Código y nombre claro, con la medida o presentación: no "tornillo", sino "Tornillo 1/4 x 2 pulgadas".
Categoría, para ordenar y para los reportes.
Unidad en que lo vendés: unidad, caja, libra, metro.
Costo unitario y precio de venta.
Existencia mínima: la cantidad a la que tenés que volver a pedir.

Paso 2: Hacé un conteo inicial

Contá físicamente todo lo que tenés, producto por producto, en un día de poco movimiento o con el negocio cerrado. Ese conteo es tu punto de partida: lo registrás como entrada de inventario inicial. Si arrancás con números inventados, todo lo que viene después va a estar mal.

Paso 3: Registrá cada entrada y cada salida

La existencia de un producto se calcula siempre igual:

Existencia = inventario inicial + entradas − salidas ± ajustes

Entradas: compras a proveedores y devoluciones de clientes.
Salidas: ventas, consumo interno, producto dañado o vencido.
Ajustes: correcciones cuando el conteo físico no coincide.

La clave es registrar todos los movimientos, el mismo día. Un solo día sin anotar ventas desordena el inventario de toda la semana.

Paso 4: Definí cuándo volver a pedir

La existencia mínima evita quedarte sin producto. Una forma sencilla de calcularla:

Existencia mínima = lo que vendés en un día × los días que tarda el proveedor en entregarte + un margen de seguridad

Ejemplo: vendés 6 unidades al día, el proveedor tarda 3 días y querés 2 días de reserva. La mínima es 6 × (3 + 2) = 30 unidades. Cuando llegás a 30, hacés el pedido.

Paso 5: Contá una parte cada semana

No hace falta cerrar el negocio para contar todo cada mes. Lo más práctico es el conteo cíclico: cada semana contás un grupo de productos y vas rotando.

Cada semana: los productos más caros y los que más se venden.
Cada mes: los de venta media.
Cada tres meses: todo lo demás.

Paso 6: Investigá cada diferencia

Cuando el conteo no coincide con la hoja, no lo corrijas sin más. Preguntate por qué:

Si falta producto	Si sobra producto
Ventas que no se anotaron o no se facturaron	Compras que no se registraron
Producto dañado, vencido o regalado	Una venta anotada con el código equivocado
Robo o pérdida	Devoluciones de clientes que no se registraron
Error al contar o al recibir mercadería	Error al contar

Después registrá la diferencia como ajuste, con una nota de la causa. Si las diferencias se repiten en los mismos productos, ahí hay un problema que resolver.

Paso 7: Mirá tus números cada mes

Valor del inventario: existencia × costo de cada producto. Es la plata que tenés en el estante.
Margen: (precio de venta − costo) ÷ precio de venta. Te dice cuánto ganás de cada córdoba que vendés.
Productos parados: los que no se vendieron en el mes. Conviene rematarlos antes de que se dañen o se venzan.
Diferencias de conteo en córdobas: cuánto se perdió en el mes.

La plantilla de Excel: cómo funciona

Nuestra plantilla gratuita aplica estos 7 pasos en cuatro hojas:

Hoja	Qué hace
Productos	Tu lista con código, costo, precio y existencia mínima. Calcula sola el margen, la existencia actual, el valor del inventario y marca en rojo los productos por pedir.
Movimientos	Una fila por cada entrada, salida o ajuste, con una lista para elegir el tipo y el nombre del producto que aparece solo.
Conteo físico	Escribís lo que contaste y te muestra la diferencia en unidades y en córdobas.
Instrucciones	Los pasos para usarla, en una página.

Descargar la plantilla de Excel gratis

Cuándo la hoja de Excel ya no alcanza

La plantilla funciona bien para un negocio pequeño con pocas personas. Pero tiene un límite: alguien tiene que anotar cada venta a mano. Es momento de pasar a un sistema cuando:

Vendés todos los días muchos productos distintos y anotar cada salida te quita tiempo.
Tenés cajeros o vendedores y necesitás saber quién vendió qué.
Tenés más de una sucursal o bodega.
Manejás productos con vencimiento, tallas o varias unidades de medida.

Con un sistema como EasyPOS, cada venta descuenta el inventario sola, las compras lo suman, los traslados entre sucursales quedan registrados y los ajustes llevan el usuario y el motivo. Además podés importar la lista de productos de esta misma plantilla, así que lo que hagás hoy en Excel no se pierde. En este video se ve cómo se hace un ajuste de inventario en EasyPOS:

Si tu negocio es una ferretería, una farmacia o una pulpería, mirá cómo se controla el inventario en tu rubro en nuestras páginas de sistemas por rubro.